Datenschutzinformationen zur Nutzung unseres Hinweisgebersystems
Der Schutz von personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Meldung von Verstößen über unser Hinweisgebersystem gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
EGL Entwicklung und Gestaltung von Landschaft GmbH
Unzerstraße 1-3
D-22767 Hamburg
Bundesrepublik Deutschland
Kontakt
Telefon: +49 (0)40/38 91 28 0
E-Mail:
2. Einbindung einer Meldestelle
Zur Gewährleistung der gesetzlich geforderten Unabhängigkeit und Vertraulichkeit haben wir eine Meldestelle mit dem Betrieb unseres Hinweisgebersystems beauftragt:
MORGENSTERN consecom GmbH
Johannesstraße 30
67346 Speyer
Deutschland
Die Erfassung, Erstprüfung und Bearbeitung der Hinweise erfolgt direkt durch diesen beauftragten Partner. Die dort zuständigen Personen sind gesetzlich und vertraglich zur strengsten Vertraulichkeit sowie zum unabhängigen Handeln verpflichtet (§ 24 HinSchG). Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis entsprechender datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der Daten dient dem Zweck, eingehende Hinweise auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Richtlinien im Anwendungsbereich des HinSchG entgegenzunehmen, unabhängig durch die externe Stelle prüfen zu lassen, zu dokumentieren und Folgemaßnahmen einzuleiten.
4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 12 HinSchG): Wir sind gesetzlich verpflichtet, ein internes Meldesystem bereitzustellen.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Soweit Meldungen über den gesetzlichen Kernbereich des HinSchG hinausgehen, erfolgt die Verarbeitung zur Aufdeckung, Aufklärung und Prävention von Missständen und Risiken im Unternehmen.
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Sollten Sie sich freiwillig dafür entscheiden, Ihre Identität (z. B. Name, Kontaktdaten) preiszugeben, beruht die Verarbeitung dieser Identitätsdaten auf Ihrer Einwilligung. Eine anonyme Meldung ist ohne Angabe dieser Daten möglich.
5. Kategorien verarbeiteter Daten und Anonymität
Bei einer anonymen Meldung werden – sofern Sie im Freitext keine Rückschlüsse zulassen – keine Identitätsdaten erhoben. Das digitale Meldesystem unseres externen Partners speichert standardmäßig keine IP-Adressen, Gerätedaten oder Verbindungsdaten des Hinweisgebers.
Bei nicht-anonymen Meldungen werden folgende Daten verarbeitet:
- Daten zur Person des Hinweisgebers (Name, Kontaktdaten).
- Daten zu den von der Meldung betroffenen Personen (Beschuldigte oder Zeugen): Name, Funktion, Details zum gemeldeten Vorfall.
6. Weitergabe von Daten
Die Daten verbleiben primär beim externen Dienstleister. Eine Weitergabe an uns (die verantwortliche Stelle) erfolgt nur in dem für die Aufklärung erforderlichen Umfang und unter strikter Wahrung der Identität des Hinweisgebers (es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung vor oder es besteht eine gesetzliche Offenbarungspflicht). Eine Weitergabe an staatliche Behörden (z. B. Staatsanwaltschaft) erfolgt nur bei Vorliegen gesetzlicher Verpflichtungen.
7. Speicherdauer
Gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG wird die Dokumentation über den eingegangenen Hinweis in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Durchführung von Folgeverfahren (z. B. Gerichts- oder Disziplinarverfahren) zwingend erforderlich ist.
8. Ihre Betroffenenrechte
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) sowie auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Wichtiger Hinweis: Das Auskunftsrecht von betroffenen (beschuldigten) Personen ist im Rahmen eines Hinweisverfahrens gesetzlich stark eingeschränkt. Dies dient dem Schutz der Identität des Whistleblowers (§ 8 HinSchG) sowie der Sicherung der laufenden internen Ermittlungen.
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.